Trouwen en evenementen in tijden van de corona.

Een bruiloft of evenement in deze tijd tijdens de coronacrisis?
Hoe bizar is dit, hebben wij dit kunnen zien aankomen?
Nee eigenlijk niet, of misschien toch wel?
Soms kunnen er onverwachte dingen in het leven gebeuren en daar zal misschien een reden voor zijn, maar dat weten we werkelijk niet.
Zeer zwaar voor diegenen die het virus hebben of hebben gehad.
Sterkte en blijf gezond!

Een super lastige situatie voor weddingplanners en eventplanners. Hoe ga je hiermee om?
Weddingplanners die het bruidspaar opvangen die soms verdrietig zijn omdat de bruiloft verzet wordt of in beperkte kring gedaan.
Evenementen die gecanceld zijn tot september of die tot het einde van het jaar door beperkende maatregelen op de een ander manier
niet door kunnen gaan.
Een sprookje dat anders loopt. Dilemma’s, dilemma’s.

Ook wij als Nea weddingplanner school krijgen vragen van weddingplanners en eventplanners.
Voor iedere ondernemer gelden de tips iets anders.
Hieronder zetten we diverse dingen op een rij zodat je een overzicht krijgt wat je allemaal kan, of waarop je kunt inspelen mocht er weer een nieuwe situatie zijn.

Wat we tot nu toe weten is;
Evenementen mogen tot september niet gehouden worden.
Bruiloften/huwelijksceremonies mogen met maximaal 10 personen en een afstand van 1,5 meter tot elkaar gehouden worden.
De horecabedrijven zijn dicht voor deze feesten/evenementen.
Per 1 juni mogen er 30 personen bij elkaar, maar wel op 1,5 meter afstand.
Per 1 juli mogen er 100 personen in een ruimte, maar wel op 1,5 meter afstand.
Bruiloften in het buitenland zijn ook niet mogelijk, omdat elk land zijn lockdowns heeft.
Bovendien is het niet mogelijk om te vliegen tenzij het noodzakelijk is.

Wat nu?
Allereest: blijf rustig en zorg dat je een ander stappenplan hebt.
Wat zijn de volgende mogelijkheden voor het bruidspaar of je event?
Zet alles op papier, herschrijf je calamiteitenplan en schrijf je stappenplan, dan kan je beter handelen (Zie weddingplanner opleiding en eventplanner opleiding boek 1 blz. 58 fig.22 herschrijven of aanvullen) Timemanagement is op dit moment cruciaal.

HAAL JE VOORDELEN ERUIT ALS ONDERNEMER (-ster) & BLIJF VOORAL POSITIEF 😉

Het is natuurlijk als ondernemer erg moeilijk om je hoofd boven water te houden, maar het is niet anders.
Ja, nu is het moment om je communicatie skills te gebruiken. Juist in deze moeilijke tijd kun je je kansen als weddingplanner of eventplanner goed benutten.
En bedenk creatieve oplossingen; die zijn/ blijven voor je bedrijf enorm belangrijk.
Blijf zichtbaar, want we kunnen het aan 😉

  Tips voor weddingplanners en eventplanners;

          1. Evenementenbranche:

• Als eventmanager/ eventplanner is het enorm belangrijk om je communicatie skills te gebruiken. Blijf in gesprek met de gemeente, je leveranciers en je klanten.
• Maak een samenvatting/ stappenplan wat er kan gaan gebeuren en bespreek dit samen met je team.
• Maak daarna een checklist, maar ook je inventarisatieplan voor je kostenbegrotingen en je verlies.
  Hoe ga je dit opvangen en wat kun je doen.
• Een digitale teamvergadering is een belangrijk moment. Je hebt diverse programma’s zoals Zoom, Skype, Microsoftteam en nog veel meer; deze kun je gebruiken om met je team virtueel te vergaderen.
• Zorg dat de taken verdeeld worden en wie daar uiteindelijk verantwoordelijk voor is. Teamwork is essentieel.
• Zorg dat er op je website of vanuit je opdrachtgever informatie verstrekt wordt met betrekking tot de crisis en zorg dat deze duidelijk is en blijft.
  Communiceer naar je klanten waar ze naar toe kunnen bellen of e-mailen, waar zij de informatie kunnen krijgen.
• Probeer zoveel mogelijk en zorg dat je website er goed uit ziet, zet de maatregelen die jij en je bedrijf doen op een duidelijke manier neer. Ook over de ondercapaciteit van je bedrijf.
  Moeten de klanten lang wachten of iets anders doen, waarin je mogelijk advies kan geven, regel dit via telefoon of e-mail.
• Communiceer naar je klanten over betalingen/ tickets en of ze geld terugkrijgen ja of nee, geef een voucher. Wees hierin duidelijk.
• Zorg ook samen met je leveranciers voor afspraken over de betalingen indien je financiële problemen krijgt vanwege de crisis, zodat je de betalingen in termijnen kunt doen, of regel samen met de leveranciers iets waar beide partijen het over eens kunnen zijn.
• Als je bands of sprekers of entertainment hebt ingehuurd, zorg ervoor dat je hen ook op de hoogte brengt. Vraag uiteraard hoe het met ze gaat en wat mogelijk is om de band of spreker naar volgend jaar te verzetten.
• Als je een verzekering hebt afgesloten is deze crisis helaas niet gedekt.
  Ga samen met de verzekeraar om de tafel, zodat duidelijke afspraken gemaakt worden, ook voor in de toekomst.
• Als je vast personeel in dienst hebt, moet je dit gewoon doorbetalen.
  Breng ze op de hoogte van eventuele verlenging of niet, indien ze geen vast contract hebben. Als je personeel in dienst hebt, breng het personeel op de hoogte hoe de zaken ervoor staan en probeer zo eerlijk en oprecht mogelijk te zijn. Je kan je personeel inzetten voor bijvoorbeeld marketingfilmpjes of ga live op Facebook/Instagram of iets dergelijks, zodat je toch met je bedrijf door kan gaan.
  
  2.Trouwbranche:
• Je communicatie skills zijn in deze tijd enorm belangrijk. Je bruidspaar, leveranciers, de gasten van het bruidspaar moeten op de hoogte gebracht worden van de situatie. Je bent namelijk de spin in het web.
• Tot 20 mei a.s. moet iedereen de 1,5 meter afstand houden. Houd er rekening mee dat er na 1 juni versoepeld gaat worden, behalve voor de evenementen; daar blijven de maatregelen gehandhaafd tot 1 september.
• Het bruidspaar kan tot 10 personen de huwelijksceremonie laten doen. Dat is echter per gemeente enorm verschillend. (Verstandig is om met de gemeente te bellen wat de opties zijn, bespreek dit daarna met het bruidspaar.)
• Als het bruidspaar toch wil trouwen (alleen de huwelijksceremonie met beperkte gasten) kan het bruidspaar de gasten via Zoom/ Skype of Microsoftteam laten meekijken, zodat familieleden, vrienden toch betrokken worden en mee kunnen kijken op hun bruiloft.
• Als het bruidspaar alleen de huwelijksceremonie met de getuigen toch wil doen, dan zou je volgend jaar het opnieuw het jawoord kunnen regelen, zodat de familie dit toch echt kan meemaken. Je kunt een goede vriend/ vriendin met een grote tuin kunnen vragen om de huwelijksceremonie opnieuw te verzorgen. Zorg dat je dat voor ze regelt indien dit kan en zorg dat de kosten laag blijven. Blijf creatief denken, zo belangrijk nu.
• Soms kan het zijn dat – als je een bruiloft geheel moet verzetten . Probeer samen met de leveranciers een regeling te treffen, dat er geen extra kosten komen, want het bruidspaar kijkt er wel van op als dit gebeurt. Daarom moet je als weddingplanner vooral met alle bedrijven goed communiceren en je onderhandeling skills komen dan goed van pas. De meeste leveranciers zullen ook geen extra kosten vragen. Bespreek met het bruidspaar de eventuele extra budgetbegroting.
• Een buitenlandse bruiloft kan niet doorgaan, aangezien vele landen in lockdown zitten. Bel de ambassade van het desbetreffende land hoe het daar zit met de coronacrisis. E-mail de leveranciers en iedereen die daar betrokken is. Zodra je alle informatie hebt, kun je aan de slag kan gaan en regelen wanneer de bruiloft wel gaat gebeuren. Zo kan je positief met het bruidspaar spreken.
• Als het bruidspaar een bruiloft verzekering heeft afgesloten, dan biedt deze in geval van het Coronavirus geen dekking.
  Hoe bizar is dat, maar niemand heeft hierop gerekend. Bespreek met de verzekeraar wat mogelijk is. https://www.aonverzekeringen.nl/nl-NL/verzekeringen/bruiloftverzekering
• Stel, het bruidspaar doet toch de huwelijksceremonie, want deze kan niet verzet worden. Hoe kom je dan aan een trouwjurk of trouwpak? Ook in de winkel geldt de 1,5 meter afstand. Zorg dat het bruidspaar een optie heeft om een vervangende jurk of pak te kopen, of misschien heeft de bruid nog iets moois in de kast liggen. Er is een andere optie, namelijk om online een mooie witte jurk te vinden. Als zij dit willen, is het zaak om zo snel mogelijk te bestellen, want Post.nl heeft ook last van de crisis. De post zal hierdoor ook vertraging hebben. Houd daar rekening mee.
• Niet vergeten: kijk ook naar de trouwringen van het bruidspaar.
• Cancel de huwelijksreis of verzet deze naar volgend jaar.
• Ga als weddingplanner niet niets doen en denken: oké, ik heb weinig tot niets te doen. Nu heb je meer tijd om voorbeeld een blog te schrijven of Instagram meer te gebruiken of aan Facebook marketing te doen. Bedenk echt iets creatiefs of verzin iets leuks samen met leveranciers om live te gaan, of maak een superleuke video. Gebruik je expertise! Erg belangrijk in deze tijd.
   

  Tot slot
  Het is een bijzondere en bizarre tijd en we hopen dat we met deze blog duidelijkheid voor je hebben gecreëerd om de juiste beslissingen te kunnen nemen.
  Uiteraard zijn er nog wel meer mogelijkheden, maar we hebben de belangrijkste onderdelen met je gedeeld. Wil je nog meer weten of advies van ons, dan kan dat altijd, want we helpen je graag.
  Als je nog vragen hebt horen wij dat graag op nummer 0317-358407 van di t/m vrij van 9.00 uur tot 18.00 uur. Of mail ons via: info@weddingplannerschool.nl